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Durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurde erstmals der Datenschutz in der gesamten EU auf ein einheitliches Niveau gebracht. Das hat umfangreiche Auswirkungen auf Unternehmen, die in irgendeiner Weise mit personenbezogenen Daten arbeiten. Neben zahlreichen zusätzlichen Pflichten wurde mit der Anwendbarkeit der DSGVO seit dem 25. Mai 2018 insbesondere auch der Bußgeldrahmen für Datenschutzverstöße deutlich angehoben. Je nach Schwere des Verstoßes können Bußgelder in Höhe von bis zu 4 Prozent der Jahresumsätze des Unternehmens oder bis zu 20 Millionen Euro verhängt werden, je nachdem welcher der Beträge höher ist. 

Eine Datenschutzsoftware wie Proliance 360 ist eine intuitive Software, die hilft, den Datenschutz im Unternehmen digital zu gestalten und Schritt für Schritt umzusetzen. In der Software liegen z.B. zahlreiche Dokumente und Muster (z.B. AV, VVT, TOM) zur Verwendung bereit, es können Aufgaben an Mitarbeiter verteilt werden und jeder Schritt wird automatisch dokumentiert – so kann auch eine evtl. Anfrage der Aufsichtsbehörden einfach und zeitnah beantwortet werden. Auch Betroffenenanfragen kann leicht nachgekommen und Mitarbeiterschulungen durchgeführt werden. Schritt für Schritt wird Ihr Unternehmen so auf dem Weg zur Datenschutzkonformität begleitet.

Eine Datenschutzsoftware wie Proliance 360 ist für jedes Unternehmen geeignet, das den internen Datenschutz unter Anleitung systematisch und sicher aufstellen will, ohne das Alltagsgeschäft zu beeinträchtigen. Zudem ist eine Datenschutzsoftware wie Proliance 360 auch für externe Datenschutzbeauftragte oder Partner interessant.

Eine Datenschutzsoftware wie Proliance 360 ist eine digitale Datenschutz-Plattform für Unternehmen. Die Plattform ermöglicht Ihnen eine zentrale und übersichtliche Organisation aller datenschutzrechtlich relevanter Aspekte, wie z.B. die Ablage Ihres Verzeichnisses über Verarbeitungstätigkeiten (VVT), das Anlegen Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) und die Durchführung von Mitarbeiterschulungen.

Eine Datenschutzsoftware kann bequem von dort aus benutzt werden, wo Sie sind – Sie brauchen dafür nur einen Internetzugang und ein Endgerät. Um alles Weitere brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen: Unsere Datenschutzsoftware Proliance 360 ist in der Bedienung intuitiv und leitet Sie Schritt für Schritt durch alle nötigen Anwendungen.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten, dann lohnt sich der Einsatz einer Datenschutzmanagement-Software. Aber auch wenn Sie Ihr Unternehmen systematisch im Datenschutz managen wollen, ohne dabei Ihr Alltagsgeschäft zu beeinträchtigen, ist der Einsatz einer solchen Software sinnvoll. Mit Proliance 360 sparen Sie nicht nur Zeit und Kosten, sondern behalten stets den Überblick über alle datenschutzrechtlichen Angelegenheiten in Ihrem Unternehmen.

Unsere Datenschutzmanagement-Software Proliance 360 ist eine SaaS, also eine Software as a Service-Lösung. Mittels Endgeräts greifen Sie auf die Software zu und lassen sich dann Step by Step von Proliance 360 durch alle nötigen Anwendungen und datenschutzrechtlichen Bereiche führen, bis Ihr Unternehmensdatenschutz auf sicheren Beinen steht. Proliance 360 macht Datenschutz verständlich und einfach zu organisieren.

Proliance 360 wurde von der deutschen Firma Proliance GmbH aus München entwickelt. Das Unternehmen, hat über 60 Mitarbeiter, alle Ansprechpartner davon sind deutschsprachig.

Unser Hostinganbieter für die gesamte Infrastruktur hat seinen Sitz in Deutschland (Frankfurt). Sämtliche Hardware liegt physisch in Deutschland.

Das Rechenzentrum ist nach ISO/IEC 27001:2013, 27017:2015, 27018:2019 und ISO/IEC 9001:2015 zertifiziert (Stand 2020).

Wir haben die Datenschutzsoftware Proliance 360 entwickelt, um Datenschutz digital abbilden zu können. Die Software ermöglicht Ihnen eine zentrale und übersichtliche Organisation aller datenschutzrechtlich relevanten Aspekte, wie z.B. die Ablage Ihres Verzeichnisses über Verarbeitungstätigkeiten (VVT), das Anlegen Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) und die Durchführung der Mitarbeiterschulung, unabhängig von Zeit und Ort.

Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (früher: Verfahrensverzeichnis) ist die Aufstellung der in Art. 30 DSGVO genannten Angaben, über jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, die so detailliert ist, dass sie eine Überprüfung ermöglicht, ob der Ersteller seinen Pflichten nachkommt. Hier wird dokumentiert, welche personenbezogenen Daten aktuell im Unternehmen erfasst und verarbeitet werden und wie diese auch geschützt werden.

Im Rahmen der Verarbeitung „Bewerbermanagement“ bspw. wird dokumentiert, welche Bewerberdaten gespeichert werden, auf welcher Rechtsgrundlage diese verarbeitet werden, wer Zugriff auf diese Daten hat, woher diese Daten herkommen, wie diese wieder gelöscht werden und wie diese Daten geschützt werden

Technische und organisatorische Maßnahmen sind alle Schutzmaßnahmen, mit denen innerhalb eines Unternehmens eine sichere Verarbeitung von personenbezogenen Daten gewährleistet wird, wobei diese in Hinblick auf Art und Umfang der verarbeiteten Daten auch wirtschaftlich vertretbar sein müssen. Dabei unterscheidet der Gesetzgeber zwischen technischen und organisatorischen Maßnahmen:

• Technische Maßnahmen: Alle Maßnahmen, welche sich physisch umsetzen lassen, etwa durch bauliche Maßnahmen wie Alarmanlagen oder durch Soft- und Hardwarevorgaben wie etwa passwortgeschützte Benutzerkonten. Die technischen Maßnahmen beziehen sich auf den Datenverarbeitungsvorgang und damit die Verarbeitungstätigkeit selbst.

• Organisatorische Maßnahmen: Alle Maßnahmen, die Regeln und Vorgaben betreffen, mit welchen Mitarbeiter zur Einhaltung des Datenschutzes angehalten werden. Dies kann beispielsweise durch Handlungsanweisungen, Dienstanweisungen und Betriebsvereinbarungen erfolgen. Diese beziehen sich auf den äußeren Ablauf bzw. die äußeren Rahmenbedingungen des Datenverarbeitungsvorgangs.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (früher: Auftragsdatenverarbeitungsvertrag) regelt den Austausch von personenbezogenen Daten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Grundsätzlich muss mit jedem Dienstleister ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen werden, sofern der Dienstleister potentiell Zugang zu personenbezogenen Daten hat und die Daten ausschließlich auf Anweisung des Verantwortlichen und zu Zwecken des Verantwortlichen verarbeitet. Verantwortlicher ist derjenige, der allein oder gemeinsam mit anderen über die Mittel und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. Hierbei kommt es maßgeblich auf die Entscheidung über die Verarbeitungszwecke an, während die Entscheidung über die technisch-organisatorischen Fragen der Verarbeitung auch auf den Auftragsverarbeiter delegiert werden kann.

In einem Auftragsverarbeitungsvertrag wird z.B. geregelt, welche personenbezogenen Daten eine Werbeagentur erhält, wofür diese Daten verwendet werden dürfen (Bspw. nur um einmalige Weihnachtskarten zu verschicken) und wie diese personenbezogenen Daten von der Werbeagentur geschützt werden müssen.

Die Schulung von Mitarbeitern im Datenschutz ist kein verzichtbarer Luxus, sondern verhindert Gefährdungspotentiale. Das gilt besonders für den IT-Bereich, der Ausgangspunkt für viele Datenschutzpannen ist. Mittels unserer Datenschutzsoftware Proliance 360 können Sie Mitarbeiterschulungen ganz einfach durchführen: Die Schulungen können in der Software online zu einem von Ihnen festgesetzten Zeitpunkt stattfinden. So wird das Tagesgeschäft nicht beeinträchtigt. Die erfolgreiche Teilnahme Ihrer Mitarbeiter wird anschließend mit einem Zertifikat belohnt: So erhalten Sie neben einer Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter im Bereich Datenschutz bedeutende Nachweise für Behörden zu Ihren Maßnahmen im Datenschutz