Checkliste: Entscheidungshilfe für die Auswahl Ihrer Datenschutzsoftware

Warum sich die Auswahl von Datenschutzsoftware oft zieht

Datenschutz betrifft alle Unternehmen – unabhängig von Größe oder Branche – und soll heute nicht nur DSGVO-konform, sondern auch effizient gemanagt werden.Die Checkliste bringt Struktur in die Softwaresuche: Sie hilft, Stakeholder einzubinden und eine klare Anforderungsliste zu erstellen – statt in Features und Marketingversprechen stecken zu bleiben.

Für wen ist Datenschutzsoftware (und diese Checkliste) geeignet?

Die Checkliste ist hilfreich, wenn mehrere Personen mit der Lösung arbeiten (z. B. Datenschutz, IT, Compliance, Fachbereiche) und Sie Datenschutzprozesse:

• zentral dokumentieren,
• transparent abbilden,
• effizient steuern und
• so weit wie möglich standardisieren möchten.

Sie passt sowohl für KMU mit internem Datenschutzbeauftragten als auch für externe Datenschutzbeauftragte, die Kundenprozesse im Blick behalten wollen.

Was Sie im PDF zur Datenschutzauswahl bekommen

• Die 6 wichtigsten Kriterien für die Softwaresuche (als Entscheidungshilfe)
• Eine klare Orientierung, welche Kriterien „Muss“ sind und was optional bleiben kann
• Hinweise, welche Funktionen für effizientes Datenschutzmanagement in der Praxis besonders relevant sind (z. B. VVT, TOMs, DSFA, Datenschutzverletzungen, Schulungen)

Datenschutzsoftware auswählen: Kriterien-Check auf einen Blick

Tipp: Legen Sie vor dem Anbieter-Vergleich fest, welche Punkte Muss sind – und welche nur „nice to have“.

Funktions-Must-haves: Wenn Datenschutz wirklich effizient werden soll

Je nach Unternehmen sind nicht alle Module gleich wichtig. In vielen Setups helfen besonders diese Funktionen:

• (Automatisiertes) Datenschutzaudit
• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
• Datenschutzverletzungen bearbeiten & dokumentieren
• Mitarbeiterschulungen durchführen
• Risikobewertung & Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
• Individuelle Prozesse + Datenschutzmaßnahmenplan

So nutzen Sie die Checkliste (kurz & praxisnah)

1. Stakeholder festlegen: Wer arbeitet später wirklich in der Software (Datenschutz, IT, ggf. Fachbereiche)?
2. Muss-/Kann-Kriterien definieren: Nutzt die 6 Kriterien als Rahmen.
3. Anforderungsliste erstellen: Prozesse + Must-have-Funktionen + Reporting/Transparenz.
4. 3 Anbieter gleich bewerten: Gleiche Fragen, gleiche Skala – sonst wird’s unfair (und endlos).

Wie Proliance Sie unterstützen kann

Wenn Sie Datenschutz nicht nur dokumentieren, sondern im Alltag effizient steuern möchten, lohnt sich eine Datenschutzplattform, die Workflows, Status-Transparenz und Maßnahmenableitung zusammenbringt. Proliance 360 ist ein Beispiel für eine vorkonfigurierte Lösung mit Workflows, Compliance Score, Risikoanalyse, automatisierter VVT-Erstellung und Maßnahmenvorschlägen.